W dobie cyfryzacji i coraz większej ilości informacji przetwarzanych codziennie, kwestie prawidłowego zarządzania aktami nabierają na znaczeniu. W Polsce, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, obowiązują określone zasady i procedury, które pozwalają na skuteczne i odpowiedzialne zarządzanie dokumentacją. W niniejszym artykule przedstawimy podstawowe zasady zarządzania aktami, które pomogą utrzymać porządek w dokumentach oraz zapewnić ich bezpieczeństwo.
Klasyfikacja i segregacja akt
Aby efektywnie zarządzać aktami, konieczne jest ich odpowiednie sklasyfikowanie i segregacja. W Polsce stosuje się tzw. Jednolite rzeczowe wykazy akt (JRW), które określają zasady klasyfikowania i porządkowania dokumentów. JRW zawierają kody oraz opisy klasyfikacyjne, które odpowiadają poszczególnym kategoriom spraw. Dzięki temu możliwe jest utrzymanie porządku w dokumentach oraz ich łatwa identyfikacja.
Przechowywanie akt
Prawidłowe przechowywanie akt ma kluczowe znaczenie dla ich ochrony i dostępności. Dokumenty należy przechowywać w odpowiednich pomieszczeniach, które są zabezpieczone przed działaniem czynników atmosferycznych, pożarem, powodzią czy działaniem szkodliwych substancji. Ponadto, istotne jest zabezpieczenie dokumentów przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
Udostępnianie i kontrola dostępu do akt
Do zarządzania aktami we Wrocławiu uprawnieni są wyłącznie pracownicy odpowiednio przeszkoleni, którzy będą dbać o porządek i bezpieczeństwo dokumentów. W Polsce obowiązuje zasada jawności akt, co oznacza, że każdy ma prawo do wglądu w dokumenty przechowywane w archiwach państwowych. Niemniej jednak, udostępnianie akt nie oznacza swobodnego dostępu do wszystkich dokumentów – niektóre akta mogą być objęte ograniczeniami wynikającymi np. z ochrony danych osobowych, tajemnicy państwowej czy tajemnicy przedsiębiorstwa.
Archiwizacja i utylizacja akt
Ostatnim etapem zarządzania aktami w Archiwum we Wrocławiu jest ich archiwizacja lub utylizacja. Archiwizacja polega na przechowywaniu akt przez określony czas, wynikający z obowiązujących przepisów prawa. Utylizacja natomiast dotyczy akt, które straciły swoją użyteczność i nie podlegają dalszemu przechowywaniu ani archiwizacji. W takim przypadku akta muszą być zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich informacji.